Qué automatizamos
El primer flujo es la captación: los formularios del sitio web y los mensajes que llegan desde anuncios y redes entran directo a una sola base de contactos con su origen, para saber qué campaña trajo a cada persona. El segundo es la respuesta y el seguimiento: cada contacto recibe una primera respuesta con la información que pidió y queda en una etapa que define cuándo y cómo se le vuelve a escribir.
El tercero es la asignación, que entrega cada contacto al asesor que corresponde con el historial de la conversación. El cuarto son los reportes, que cruzan la inversión en pauta con los contactos y las ventas y se arman solos cada semana.
Un ejemplo de flujo
Una persona ve un anuncio en Instagram y escribe preguntando por un plan. El mensaje queda registrado en la base de contactos como interesada, con la campaña de origen. En segundos recibe una respuesta con la información del plan que pidió, y el sistema la asigna al asesor de turno, que abre la conversación con todo el contexto y sin pedirle a la persona que repita lo que ya dijo. Si en dos días no hay respuesta, el sistema programa un seguimiento.
Cómo implementamos la automatización
Empezamos por mapear el recorrido actual de un contacto, desde el primer mensaje hasta la venta, e identificamos dónde se pierde tiempo y dónde se pierden personas. Después elegimos las herramientas según lo que la empresa ya usa y su volumen de contactos, conectamos los canales, configuramos los flujos y capacitamos al equipo. La automatización se mide igual que la pauta: por contactos atendidos a tiempo y por ventas cerradas.
Usamos inteligencia artificial donde aporta, como clasificar mensajes por tema o resumir conversaciones largas para el asesor, y mantenemos a una persona a cargo de cada conversación comercial.
